Секретарское дело


Деловое письмо


Написание писем – это навык, который требует сочетания здравого смысла, терпения и понимания людей. Хорошее письмо прочитывают, а плохое письмо пылиться в папке с входящей информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.

Обычно люди компануют факты линейно, однако последние исследования показывают, что мозг постоянно анализирует и группирует факты и идеи. Схема письма позволит нашему сознанию быстрее и проще отыскать необходимую информацию. Схема письма позволит вам организовать эти мысли и идеи наиболее логичным способом.

1.Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему письма в центре листа.

2. Расположите все идеи и мысли, которые возникают у вас по предмету, вокруг центра и проведите между ними линии.

3. Не сдерживайте себя, дайте волю своим мыслям. Не напрягайтесь, определяя, где в вашем плане должен располагаться каждый пункт.

4. После того, как вы закончили, пронумеруйте свои идеи в порядке важности.

Каждое деловое письмо должно иметь четкую структуру, это сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это поможет вашему адресату понять содержание письма и предпринять необходимые действия, не перечитывая его. Почти все письма можно составить следующим способом.

Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно написать имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы написали имя, позвоните в компанию, в которой работает адресат, и уточните правильное написание.

Введение. Начните с четкого заголовка. Он должен выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.

Факты. Это – основное содержание письма. В качестве подготовки вам необходимо запастись соответствующими фактами, рассортированными в логическом порядке. Убедитесь, что они достоверны. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.

Действие. Удостоверьтесь в том, что ваше письмо указывает:

1) какие действия необходимо предпринять;

2) когда они должны быть предприняты;




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин