Секретарское дело


Microsoft Access - часть 2


Можно считать, что запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.

Форма представляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Любой пользователь работает со множеством диалоговых окон в программах, сконструированных для Windows. В MS Access пользователи сами могут создавать для себя окна не хуже фирменных, но именно с той информацией, которая им необходима. Форма может представлять собой документ, который надо выводить на печать. Служебные элементы формы не распечатываются, и пользователь получает на бумаге полноценный документ.

Отчет – средство создания сложных (в частности многостраничных) документов и вывода их на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно, при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как пользователь захочет его открыть. Поэтому иногда приходится ждать несколько секунд, пока форматирование отчета будет завершено. Зато в отчетах всегда присутствует актуальная информация.

В MS Access существуют две системы для создания программ обработки данных. Первая, позволяющая создавать макросы, упрощена настолько, что пользователь создает программы в режиме диалога, имея все необходимые подсказки. Вторая основана на использовании языка Visual Basic. Программы в этом случае хранятся в так называемых модулях. Эта система более сложная, но зато она обладает большими возможностями.

Создание файлов, таблиц и полей базы данных

Для создания файла выполним последовательно 8 операций.

Выполните команду Создать. (New Database) меню Файл (File). Откроется диалоговое окно Создание базы данных (New Database).

Наберите имя файла создаваемой базы данных в поле Имя файла (File Name) – до 8 знаков без пробелов и нажмите кнопку ОК.

Для этой же операции в ряде случаев удобно пользоваться командой Сохранить как (Save As).




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин