Секретарское дело



         

Служебные записки


Служебная записка – краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. Таким образом, служебная записка объединяет в себе функции сразу двух документов – делового письма и заявления.

Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. Заметим, однако, что фактически для выполнения этой функции могут использоваться различные виды служебных записок, в том числе: пояснительные записки, обычно выполняющие параллельно функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам делового общения:

•информационные записки, или меморандумы;

• докладные записки, или докладные;

• аналитические записки;

• записки ad hoc, подготовленные по конкретному информационному поводу;

• записки о состоянии дел за период времени.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили документы, называемые служебными записками, которые используются для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

Инициативная докладная записка преследует цель побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в самом тексте.

По своей сути докладные записки могут быть информационные и отчетные.

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера и может составляется по поручению руководства.

Докладные записки отчетного характера содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжении, приказов и других распорядительных документов.

Докладные записки делятся на внутренние и адресованные во внешнюю среду.




Содержание  Назад  Вперед